خطاب التوصية: كيفية كتابة رسالة التوصية – نماذج جاهزة pdf

يعتبر خطاب التوصية Recommendation letter من أهم متطلبات التقديم للجامعة، وغالبًا ما تطلب الجامعة في شروطها من رسالة إلى ثلاثة رسائل توصية، وفي سلسلتنا الجديدة هذه، سنغوص أعمق في تفاصيل بعض الوثائق والاختبارات الضرورية لملفات التقديم على منح الدراسات العليا.. ومع أوّل موضوع ووثيقة: رسالة التوصية.

لذا سنلقي نظرة شاملة في الأسطر التالية عما يبحث عنه محترفو القبول في هذه الخطابات، فاحرص أن تطّلع على المقال كاملًا.. ستجد الكثير من التفاصيل الدّقيقة التي ستنفعك بلا شكّ.

ما هو خطاب التوصية؟

خطاب التوصية – Recommendation letter ويسمى أيضًا خطاب التزكية، وبصفةٍ عامّة، هو خطابٌ (أو رسالة) رسميّ يكتبه صاحب عملٍ سابق، عميل، أحد الزّملاء أو المدرّسين، من أجل التّوصية بشخصٍ ما لمنصب عملٍ أو مقعدٍ أكاديمي أو فرصة تدريب أو تطوع وخاصةً في التقديم على منح دراسية.. وذلك بهدف الإشادة بإنجازات وقدرات هذا المترشّح ومدى مطابقة أدائه لمتطلّبات الوظيفة أو المنحة.

تختلف صيغة الخطاب من وظيفة لأخرى أو من منحة لأخرى، ولكن بقدر صغير يخصّ تفاصيل حول طبيعة الوظيفة أو المنحة، وميزات محدّدة يتمّ التركيز عليها دون غيرها وفق ما يتطلّبه التّرشّح.. لذلك ينبغي التنبه لتعديل الخطابات في حال كنت تجهّز لعدّة منح في نفس الوقت، والتأكيد على ذكر المؤسسة الجامعيّة والبرنامج الدّراسي، وهي تفاصيل صغيرة ستبرز مدى جدّيتك واهتمامك بتقديم أفضل ملف ترشّح ممكن.

أنواع رسائل التوصية الأكاديمية : 

• خطابات توصية الكلية
• خطابات توصية دراسات عليا
• خطابات توصية لطلب وظيفة
• رسائل للحصول على مساعدات مالية 
• خطابات لتعيين مساعد تدريس في إحدى الجامعات 

لماذا أحتاج لخطاب التوصية؟

انطلاقًا من التعريف السابق، يفترض أن الأمور بدأت تتّضح، ويفترض لسؤال “لماذا أحتاج لخطاب التوصية” أن يحمل إجابته في داخله..

إنّ ما ستضيفه وثيقة كهذه لملفّ ترشّحك يتجاوز مجرّد حشوٍ زائد أو تكليف مرهقٍ بإجراءات إدارية إضافيّة، فيمكن لخطاب توصية مُحرّر بطريقة احترافية ومقنعة بما فيه الكفاية أن يرفع من احتمال قبول ملفك بنسبة كبيرة.. ويمكن لثقل مكانة المدرّس أو صاحب العمل أن تضيف قيمةً على الخطاب نفسه.

توصية أستاذك أو مديرك السّابق ستحمل معانٍ كثيرة للجنة دراسة ملفات المترشحين:

أوّلها:

أن الطّالب جادّ بما فيه الكفاية ليطلب من أحد رؤسائه أن يرشّحه لهذه الوظيفة/المنحة..

وثانيها:

وهو الأهمّ، أنه يحملُ بالفعلِ ميزاتٍ قادرة على رفع أدائه بشكلٍ مُرضٍ جدّا لما يتطلّبه الأمر، وأنه يمكن أن يكون قد شغل مهمّة سابقة مشابهة، وأنّ الموصي كان راضيًا للغاية على نتيجة العمل، وأنه يتوقّع أداءً عظيمًا هذه المرّة أيضًا.

بالاهتمام بهذه النّقطة الأخيرة، والتّأكيد على مصلحة المؤسسة التي تترشّح لها في انضمامك إليها، يمكن للخطاب الذي سيحرّره رئيسك أن يغيّر من مسيرتك العلميّة و/أو المهنيّة.

من سيكتب لي خطاب التوصية؟

كما فصّلنا سابقًا، سيكون عليك أن تبحث عمّن يكتب لك الخطاب، لأنك لن تفعل ذلك بنفسك !

خطاب التوصية يمكن أن يكتبه: أستاذك السابق للسنة النهائية في الثانوية، أو أحد أساتذتك لمرحلة البكالوريوس (سيكون من الأفضل أن تتصّل بأستاذ يمتلك انطباعًا إيجابيًّا وكذلك أن يكون معه رتبة أكاديمية متقدّمة)، أو حتّى أحد زملائك من المعيدين والذين كانوا على اطّلاع وثيق بجدّيتك وطموحك في البحث العلميّ، وهذا في حال كان الخطاب ستقدّمه ضمن ملفّ الترشح لمنحة أو برنامج جامعيّ.

وفي الحالة الأخرى، أي إذا كنت تترشّح لوظيفة جديدة، فيمكن أن يتولّى هذه المهمّة صاحب عملك السّابق، أو أحد عملائك الذين حصلوا على خدمةٍ مميّزة والذين سيرغبون بترشيحك للوظيفة عن قناعة تامّة وإيمان بمدى كفاءة أدائك.

اتّصل بأحد هؤلاء الأشخاص، واطلب منه بأدبٍ إن كان يمانع أن يكتب من أجلك خطاب توصية للمنحة أو الوظيفة، ثمّ زوّده بالتّفاصيل الضرورية والتي ينبغي التركيز عليها وإبرازها بشكلٍ واضح.

ماذا سأفعل للحصول على خطاب توصية مميّز؟ نصائح قيّمة

ولكن، وأثناء اتّصالك بمن سيكتب لك خطاب التوصية، سيكون عليك إتمام بعض المهامّ الصّغيرة التي ستضمن لك الحصول على نتيجة مرضية وملائمة لتطلّعاتك في الأربع نقاط التالية:

1. ابحث عن الشخص المناسب

ابحث عن أكثر الأشخاص المناسبين (ضمن أولئك الذين ذكرناهم في النقطة السّابقة) والذي سيكون متحمّسا وسعيدًا لمساعدتك، وراسله بشكلٍ أوّلي لتسأله عن إمكانية كتاب خطاب توصية لك.

2. دون كل مميّزاتك ونقاط القوّة

اكتب قائمة مختصرة عن أهمّ مميّزاتك ونقاط القوّة لديك التي ستدعم طلبك للمنحة أو الوظيفة، ولا تتشعّب كثيرًا.. فالأهمّ أن تكون المميزات ذات علاقةٍ وطيدة وواضحةٍ بما تطلبه.

أرسل هذه القائمة للشخص الذي سيكتب لك الخطاب، ضمن المعلومات التي تريد أن تزوّده بها، وأخبره أن صاحب العمل أو لجنة المنحة مهتمّة بهذه المهارات والمميّزات في المترشّحين.

3. دقّيق الخطاب جيدًا

احرص على تدقيق الرّسالة (أو النموذج الأوّلي لها) بعد تسلّمها، تدقيقًا لغويّا ومعنويّا. ركّز في التواريخ والأسماء وطريقة تهجئتها الصّحيحة، وكذلك في صحّة المعلومات الواردة وصياغتها بشكلٍ لا يبخس من قيمتك ومهاراتك.

4. قدّم شكرك إلى الشخص الذي قام بتزكيتك

كرّر شكرك وامتنانك لهذا الشخص المكلّف بكتابة الخطاب لك، لقبوله لهذه المهمة في خضم انشغالاته أوّلا ثمّ لإتمامه العمل بسرعة واحترافيّة.. وتوفير الكثير من العناء عليك أثناء تحضيرك للملفّ.

لكي تكتب رسالة توصية بنموذج معتمد واحترافي يجب عليك الانتباه إلى :

تنسيق خطاب التوصية | خطوات كيفية كتابة رسالة التوصية

تأكد من تضمن بعض النقاط الأساسية في خطاب التوصية أو التزكية Recommendation letter الخاصّ بالمقدم بعد كتابة التحية:

1. مقدمة موجزة تتضمن المعلومات الشخصية، اسمك ومنصبك وخبراتك.
2. اشرح كيف تعرف الطالب وعلاقتك به.
3. أهم الإنجازات الأكاديمية والمهارات التقنية للطالب مع أمثلة محدّدة.
4. أذكر الصفات والمهارات الشخصية للطالب الذي أنت بصدد تزكية كما جربتها مع أمثلة محددة.
5. اذكر كيف ستفيد خلفيته المؤسسة: ملخص يوضح سبب كون هذا الطالب الموصي به مناسبًا لهذه المؤسسة والفرصة بالذات.
6. توقيع في نهاية الخطاب: يتضمّن اسمك ومعلومات الاتصال الخاصّة بك مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

نماذج لخطابات التوصية بالعربيّة والإنجليزيّة

قد يحدث أن يطلب منك أستاذك أو زميل العمل نماذج مقترحة لكتابة خطاب التوصية، وخاصّة إن كانت أوّل مرة يُطلب منه ذلك، أو إن كان منشغلًا لدرجة كبيرة لا تسمح له أن يتفرّغ بشكلٍ كامل. لذلك لا تتفاجأ من هذا الطّلب.. فالأمر عاديّ جدّا.

 وها قد جهّزنا من أجلك بعض النماذج المقترحة لكتابة خطاب التّوصية، باللغتين العربيّة والإنجليزيّة:

نماذج باللغة العربية

النّموذج الأوّل:

ويمكنك إلقاء نظرةٍ على هذين النّموذجين الإضافيين:

• النّموذج الثّاني
• النّموذج الثّالث

نماذج خطاب التوصية باللغة الإنجليزية

النّموذج الثّاني: خطاب توصية عام لطالب جامعي

• رابط الخطاب 1 كاملًا بشكلٍ قابل للتّعديل
• رابط الخطاب 2 كاملًا بشكلٍ قابل للتّعديل

ويمكن أن تجد الكثير من النّماذج الأخرى، عبر هذا الرّابط.

تحدّثنا طويلًا في سلسلة مقالاتنا السّابقة عن موضوع الدراسة في الخارج، سواءً بعد الثانوية أو بعد نيل شهادة البكالوريوس، عن إيجابيات وسلبيات الدراسه في الخارج، وكذلك عن شروط وعن بعض الخطوات المفيدة التي ستسهل عليك الكثير من الإجراءات الإدارية والأكاديمية أثناء تحضيرك لهذه الخطوة الشّجاعة فعلًا.. كما ختمنا هذه السلسلة بمقالٍ قيّمٍ جدّا لن ترغب بتفويت الاطّلاع عليه؛ عن أسعار دراسة اللغة الإنجليزية في الخارج في أشهر المراكز العالميّة، وعن مقارنة بين المميزات التي يوفّرها كلّ مركز في مقابل تكاليف الدّورات والحصص التعليميّة.

أسئلة وأجوبة

ختَامًا

نأمل أنّ المقال كان غنيًّا بمعلومات ومصادر ستسّهل عليك مهمّة تحضير خطاب التّوصية.. وستتبعه مقالاتٌ أخرى إن شاء الله عن مزيدٍ من المعلومات المساعدة لبدء رحلة الدّراسة في الخارج. كلّ التوفيق !